Privatlivspolitik

Hedegård Friskole er etableret på følgende adresse:
Hedegårdvej 51
7323 Give 

1. Hedegård Friskole er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os?

Skolens CVR. nr. er 16740411 

Skolen kan kontaktes på telefon nummer 75 73 13 99 samt på e-mail adresse adm@hedegaard-friskole.dk 

2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af Friskoleloven og dertil hørende regler. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse/indmeldelse på skolen for at kunne søge statstilskud. Vi behandler også dine oplysninger, når de er relevante for skoledriften og skolens aktiviteter, det være sig f.eks. kommunikation med omverden, pædagogiske planer og aktiviteter, pædagogisk samarbejde m.v. 

3. Kategori af personoplysninger

Vi behandler overordnet alene almindelige oplysninger som fx navn, adresse, cpr (kun elever) mv., men i nogle tilfælde behandler vi også særlig kategori af personoplysninger (dvs. følsomme oplysninger) som fx helbreds-, trivsels- og udviklingsmæssige oplysninger om barnet.

Til visse typer af personoplysninger indhenter vi som skole konkret samtykke (f.eks. portrætfotos), i andre tilfælde, hvor vi som skole er pålagt at afgive oplysninger i kraft af regler og lovgivning, som vi er underlagt for at kunne drive skole, skal vi ikke gøre det. 

4. Modtagere eller kategori af modtagere

Som udgangspunkt er det alene skolen, der modtager og anvender personoplysninger, som vi har om en elev eller forældre. 

Skolen har retningslinjer for, hvilke medarbejdere, der har adgang til hvilke personoplysninger om elever og forældre. 

Skolens ledelse og administration har som udgangspunkt adgang til alle oplysninger, og klasselæreren har altid adgang til oplysninger om det barn, som læreren er klasselærer for. Som princip har en medarbejder altid adgang til de oplysninger, der gør, at denne kan udføre jobbet under hensyn til de forskellige forventninger, der knytter sig til det. Det vil f.eks. sige, at lærere/pædagoger har adgang til de fleste oplysninger om et barn. 

Hedegård Friskole videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi er forpligtet efter reglerne herom. 

Hedegård Friskole bruger også eksterne leverandører i forhold til f.eks. elektronisk behandling af data. Ved henvendelse til skolens kontor på ovennævnte tlf.nr/mail kan du få oplyst hvilke.

Disse eksterne parter behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale (DBA), som skolen har indgået med leverandøren. Skolen udveksler ikke data med underleverandører (3. part) uden databehandleraftaler, og skolens medarbejderne er instrueret i, at proceduren er således. 

5. Opbevaring af personoplysninger

Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til gældende retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Eksempelvis sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om elever og forældre, når eleven forlader skolen og når der ikke længere er brug for oplysningerne. Der kan dog skulle tages visse hensyn til overleveringer, som først finder sted senere . Vi indhenter samtykke til at bevare billedmateriale efter at elever og forældre har forladt skolen for så vidt angår materiale, som har en historisk værdi for skolens og dens værdimæssige fortælling.

Vi opbevarer en række personoplysninger om medarbejderne på Hedegård Friskole:

• Jobansøgninger (CV, eksamensbeviser, udtalelser o.lign. på de ansatte)
• Almindelige personoplysninger om medarbejdere (f.eks. uddannelse, udtalelser, tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær, sygdomsperioder mm. så længe det er relevant for ansættelsesforholdet og så længe skolen ikke kan mødes med krav o. lign (arbejdsmiljøsag, arbejdsretslige tvister)
• Følsomme personoplysninger, hvis databehandlingen er nødvendig for at overholde skolens arbejdsretslige forpligtelser eller rettigheder, som er fastlagt i anden lovgivning eller kollektiv overenskomst (f.eks. fleksjob). Oplysninger om løn og pension kan opbevares i op til 10 år iht. fratrædelsesregler på det statslige område.
• Straffe- og børneattest, jf. børneattestloven. En indhentet blank attest (uden anmærkninger) slettes. Der føres dateret logbog over, hvilke attester, der er indhentet blanke og efterfølgende slettet.
• Personoplysninger (f.eks. billeder af ansatte) offentliggøres (f.eks. på hjemmesiden) kun med særligt samtykke
• Regnskaber opbevares i 5 år. Personoplysninger i regnskaber slettes efter 5 år medmindre de skal bruges iht. andet formål.
  

Vi opbevarer en række personoplysninger om elever og forældre:

• Elevoplysninger, både almindelige og følsomme oplysninger, som opbevares så længe elever går på skolen og så længe det er nødvendigt at behandle oplysningerne. Ved elevafgang sker sletning snarest muligt, når det vurderes, at der ikke længe er brug for overlevering. Dokumentation for skolegangen slettes først, når regnskabet er revideret og indberettet til ministeriet pr 1/5. Samtykkeerklæringer med navneoplysninger, som rækker permanent ud over elevafgang, slettes ikke.
• Billeder (elevportræt og portrætlignende) bruges med samtykke fra forældrene på skolens hjemmeside og i skoleblad, annoncer/reportager/omtale og sociale medier i det omfang, de kan bidrage til at formidle skolens værdigrundlag, liv og dagligdag. Vi bruger ikke billeder, hvis vi er vidende om, at bestemte personer ikke ønsker at optræde på billederne.
  Samtykke til billedbrug sker også i relation til markedsføringsloven. 
• Almindelige personoplysninger om forældre opbevares så længe eleven går på skolen. Når en elev forlader skolen sker en sletning snarest muligt medmindre der foreligger samtykke til andet eller et konkret sagligt formål.
• Afsluttende elevudtalelser (og eksamensbeviser, hvis dette bliver aktuelt) opbevares til ”tid og evighed” i.h.t. lovgivning
  

Vi opbevarer personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer:

• Almindelige oplysninger (navne, adresser, fotos, cpr) – opbevares så længe forælderen er valgt ind i bestyrelsen. De oplysninger, der kan dokumentere skolens overordnede ledelse og hvem der har truffet hvilke overordnede ledelsesmæssige beslutninger på et givet tidspunkt, slettes dog ikke. Navne slettes således heller aldrig fra bestyrelsesprotokollen.
• Referater fra bestyrelsesmøder opbevares så længe skolen eksisterer. Et beslutningsreferat bør i udgangspunktet ikke indeholde personoplysninger
  

I bilag ”Hedegård Friskoles håndtering af persondata” er slettefrekvensen beskrevet nærmere for såvel ansatte som elever og forældre. 

6. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan man gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1. 

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af de pågældende personoplysninger på baggrund af et tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. 

7. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesregler har registrerede personer en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os. Ved følgende opgaver, som skolen herved må påtage sig af den grund, opkræves der et gebyr for arbejdet, som er fastsat af bestyrelsen ud fra en rimelighedsvurdering i.f.t de administrative omkostninger:

1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
   Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger.
2. Ret til berigtigelse
   Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
3. Ret til sletning
   I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
4. Ret til begrænsning af behandling
   Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
5. Ret til indsigelse
   Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
6. Ret til at transmittere
   Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som findes på www.datatilsynet.dk.

8. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på.

Hedegård Friskole

Opdateret 2023

Michael Borch, skoleleder